Gün içerisinde kaç dokümanı, teklifi, sunumu düzenleyip paylaşıyorsunuz? Çıkan sayıyı tüm şirket genelinde düşünün. Her gün birçok çalışan tarafından, bir sürü teklif, fatura, sözleşme ve farklı belgeler oluşturulur ve düzenlenir. Bunların her birinin hem güvenli bir şekilde depolanması hem de üzerinde çalışılacağı zaman ideal bir şekilde erişilebilir olması oldukça önemli bir konudur. Bu konuda imdadınıza yetişen doküman yönetim sistemi sayesinde kayıtlarınızdaki tüm değişiklikleri düzenleyebilir, saklayabilir ve izleyebilirsiniz.
Birçok finans, insan kaynağı, satış ve operasyon uzmanının on binlerce dosya ile karşılaştıklarında yaşadıkları belge kaosunun üstesinden gelebilmeleri için tasarlanmış olan doküman yönetimi çözümleri arasından şirketiniz için en doğru olanı seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini sizler için araştırdık.
İHTİYAÇLARINIZI BELİRLEYİN
Düzeltmeye çalıştığınız şey konusunda az fikriniz varsa doğru aracı satın almanız kolay olmayabilir. Teknolojik bir yenilik çoğu zaman cazip gözükse de şirketinizin ihtiyaçlarını belirlemek için zaman ayırmalısınız. İşe, belgelerin yönetilmesindeki güncel sorunların bir listesini yaparak başlayın. Çalışanlarınızı da sürece dahil ederseniz hem daha hızlı ilerler hem de yeni yazılıma daha kolay adapte olunmasını sağlamış olursunuz.
GÜVENİLİR YAZILIM FİRMASINI TERCİH EDİN
Pazar araştırması yapıp, şirketler için profesyonel çözümler sunan tecrübeli bir firma bulmanızı öneririz. Tasarladığı doküman yönetimi sistemi ve verdiği hizmet ile sektöründe güvenilir bir yazılım firmasına başvurarak sorunlarınızı ve gereksinimlerinizi uzmanlarla gözden geçirebilirsiniz.
BASİT BİR KULLANICI ARAYÜZÜ ARAYIN
Verimli bir doküman yönetim sistemi çalışanların kolayca gezinebileceği bir kullanıcı arayüzü (UI) sunmalıdır. Kafa karıştırıcı bir kullanıcı arayüzüne sahip güçlü bir yazılım platformu, kullananları rahatsız edecektir. Net komutlar ve temiz bir görsel tasarıma sahip, basit ve verimli bir sistem arayın. Ekibinizde kullanıcı arayüzünde ustalaşabilecek ve yeni sisteminizden en iyi şekilde yararlanmaya yönelik ipuçlarını ve püf noktaları araştırabilecek birkaç kullanıcı belirleyin.
GÜÇLÜ ENTEGRASYON YETENEKLERİNE SAHİP BİR DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ SEÇİN
Seçeceğiniz yeni çözümün, mevcut yazılım sistemlerinizle tam olarak uyum içerisinde çalışması iş verimliliği açısından önemlidir. Bu sayede çalışanların görevlerini tamamlamaları için uygulamalar arasında geçiş yapmalarına gerek kalmaz. Zamanla değişebilecek ihtiyaçlarınıza göre, tercih edeceğiniz çözümün entegrasyon teknolojisinin size uyum sağlayacağını garanti etmek isteyebilirsiniz.
Doğru doküman yönetim sistemini seçmek zor olabilir. Öncelikle ihtiyaçlarınızı ve mevcut seçenekleri anlayarak aramanızı daraltın. Kapsamlı bir ürüne sahip güvenilir bir yazılım firması seçerek yatırımınıza değer katın.